Beispiel:
Die Mitarbeiterin eines Flughafenbetreibers soll diverse Reinigungsleistungen vergeben. Was ist zu tun?
Nachdem die Mitarbeiterin geprüft hat,
- dass es sich um einen öffentlichen Auftrag (Dienstleistung) handelt,
- der von einem Sektorenauftraggeber (Flughafenbetreiber) vergeben wird,
- und dessen Sektorentätigkeit (Verkehr) dient,
ist zunächst der Wert des zu vergebenden Auftrags zu schätzen, um herauszufinden, ob der EU-Schwellenwert erreicht wird und der öffentliche Auftrag folglich nach der SektVO europaweit ausschreibungspflichtig ist. Bei der Schätzung sind etwaige Optionen und Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen.
Bei der Schätzung des Auftragswerts ist gemäß § 2 Absatz 1 SektVO vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistungen auszugehen. Die Umsatzsteuer ist bei der Schätzung des Auftragswerts nicht zu berücksichtigen.
Um festzustellen, welche Leistungen in die Schätzung einbezogen werden müssen, ist die sogenannte funktionelle Betrachtungsweise entscheidend, bei der es auf die technische und wirtschaftliche Funktion der Leistungen ankommt. Wenn diese Leistungen danach einen einheitlichen Charakter haben, also aufgrund organisatorischer, inhaltlicher, wirtschaftlicher oder technischer Zusammenhänge als einheitlicher Auftrag anzusehen sind, sind ihre Auftragswerte zu addieren.
Beispiel:
Die Reinigungsleistungen für alle Ebenen eines Flughafen-Parkhauses sind in der Regel zu addieren.
Optionen sind Leistungen, die zwar in den Vergabeunterlagen erwähnt werden, die aber nicht unmittelbar mit der Zuschlagserteilung beauftragt werden. Der Sektorenauftraggeber kann während der Vertragslaufzeit entscheiden, ob er den Auftragnehmer mit der Erbringung dieser Leistungen beauftragt oder nicht. Beauftragt er ihn, ist der Auftragnehmer zur Leistungserbringung verpflichtet.
Die Schätzung des Auftragswerts muss nachvollziehbar und realistisch sein. Sie ist Teil der Dokumentation des Vergabeverfahrens im Sinne von § 8 SektVO.
Insbesondere darf die Schätzung gemäß § 2 Absatz 2 SektVO nicht absichtlich zu gering ausfallen, um ein europaweites Vergabeverfahren zu vermeiden.
Für die Schätzung sind aktuelle Zahlen zugrunde zu legen und nicht etwa die Kosten für Reinigungsleistungen von vor 10 Jahren. Vielmehr ist gemäß § 2 Absatz 3 SektVO die Einleitung des Vergabeverfahrens der maßgebliche Zeitpunkt für die Schätzung des Auftragswerts.
Bei der Vergabe einer Rahmenvereinbarung ist zu beachten, dass in die Schätzung gemäß § 2 Absatz 4 SektVO alle Einzelaufträge einbezogen werden müssen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung geplant sind. Dasselbe gilt für dynamische Beschaffungssysteme.
Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufträgen / Daueraufträgen über Liefer- und Dienstleistungen und bei Liefer- und Dienstleistungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlängert werden sollen, ist die Schätzung gemäß § 2 Absatz 10 SektVO auf der Grundlage
- des tatsächlichen Gesamtwertes entsprechender aufeinanderfolgender Aufträge aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr / Geschäftsjahr oder
- des geschätzten Gesamtwertes aufeinanderfolgender Aufträge in den ersten 12 Monaten / im ersten Haushaltsjahr / Geschäftsjahr nach der ersten Lieferung
durchzuführen.
(...)
