Vergabe-ABC für Einsteiger

Auftraggeber ist derjenige, der einen Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag oder eine Konzession vergibt.
Auftragnehmer ist derjenige, auf dessen Angebot der Auftraggeber den Zuschlag erteilt hat. Die Unternehmen, die an dem Vergabeverfahren teilnehmen, nennt man im Teilnahmewettbewerb Bewerber beziehungsweise nach Angebotsabgabe Bieter. 

Die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb ist (neben der Öffentlichen Ausschreibung) die Standardverfahrensart für nationale Vergaben. Die entsprechende Standardverfahrensart auf europaweiter Ebene ist das nicht offene Verfahren. Bei diesen Verfahrensarten können alle interessierten Unternehmen einen Teilnahmeantrag, aber nur die vom Auftraggeber ausgewählten Unternehmen Angebote abgeben. Wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, darf bei der Beschränkten Ausschreibung auf den Teilnahmewettbewerb verzichtet werden.

Common Sense hilft auch in Vergabeverfahren häufig weiter. Bitte inmitten aller komplizierter Vergaberegelungen Ruhe bewahren, den gesunden Menschenverstand anwenden und seinem Gegenüber freundlich begegnen. 
(Common Sense ist kein offizieller vergaberechtlicher Begriff, aber praktisch nicht zu vernachlässigen.)

Der Traum aller Auftraggeber und Auftragnehmer. Zur Vergabe eines Direktauftrags ist nämlich kein Vergabeverfahren nötig. Dies liegt daran, dass der Auftragswert verhältnismäßig gering ist. Gemäß § 14 UVgO liegt die Grenze für Liefer- und Dienstleistungen grundsätzlich bei € 1.000 (ohne USt.), im Baubereich gemäß § 3a Absatz 4 VOB/A bei € 50.000 (ohne USt.). Bitte unbedingt beachten, dass dieser Schwellenwert angepasst werden kann, z. B. durch den Bund oder die Bundesländer. 

Der Auftraggeber muss im Vergabeverfahren die Eignung der Unternehmen überprüfen. Dies kann - je nach Verfahrensart - im Teilnahmewettbewerb oder im Rahmen der Angebotsauswertung erfolgen. Die Eignung betrifft das Unternehmen selbst und nicht den Auftrag. Das Unternehmen muss nachweisen können, dass es fachkundig und leistungsfähig ist (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit). 

Für freiberufliche Leistungen gab es bis zum Jahr 2016 eine eigene Vergabeordnung (VOF). Nunmehr gelten die Regelungen der VgV (Vergabeverordnung) bzw. der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung). Die VgV sieht für bestimmte Leistungen, wie z. B. Architekten- und Ingenieurleistungen, besondere Vorschriften vor. Die UVgO enthält die Sonderregelung, dass freiberufliche Leistungen im Wettbewerb vergeben werden müssen.

Die Rechtsnormen des Vergaberechts basieren insbesondere auf folgenden Grundsätzen der Vergabe:

• Wettbewerb und Transparenz
• Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit
• Gleichbehandlung
• qualitative und innovative, soziale und umweltbezogene Aspekte
• mittelständische Interessen
• elektronische Mittel
• Rechtsschutz

Der Auftraggeber ist der Herr des Verfahrens, auch wenn er für die Durchführung des Vergabeverfahrens externe Berater einsetzt. Das bedeutet, dass er die wesentlichen Entscheidungen im Vergabeverfahren selbst treffen bzw. vorbereitete Entscheidungen jedenfalls kritisch prüfen und sie sich in der Dokumentation und im Vergabevermerk zu eigen machen muss.

Bei der Innovationspartnerschaft (mit Teilnahmewettbewerb) handelt es sich um eine Verfahrensart auf europaweiter Ebene. Sie dient dem Ziel der Entwicklung einer innovativen Liefer- oder Dienstleistung. Sie darf also nur gewählt werden, wenn der Beschaffungsbedarf des Auftraggebers nicht durch auf dem Markt verfügbare Leistungen befriedigt werden kann. Die Angebotsinhalte dürfen (im Gegensatz zu den Standardverfahren) verhandelt werden. 

Scheuen Sie sich nicht davor, sich in wichtigen Vergabeverfahren juristisch beraten zu lassen, auch wenn Sie kein Einsteiger sein sollten. Das Vergaberecht ist schließlich von einer Vielzahl von Regelungen geprägt, die sich immer wieder ändern. Spätestens in Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern, also wenn überprüft werden soll, ob der Auftraggeber die Vergabevorschriften beachtet hat, sind Juristen nahezu unabdingbar.

Mittels einer Konzession werden Bau- oder Dienstleistungen vergeben. Der Konzessionsnehmer erhält als Gegenleistung aber im Gegensatz zu einem gewöhnlichen öffentlichen Auftrag das Recht zur Nutzung des Bauwerks oder zur Verwertung der Dienstleistung (ggf. zzgl. einer Zahlung). Die Vergabe von Konzessionen richtet sich nach einer gesonderten Verordnung - der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV).

Das Herzstück eines jeden Vergabeverfahrens ist die Leistungsbeschreibung. Sie wird vom Auftraggeber erstellt und soll die interessierten Unternehmen darüber informieren, welche Merkmale der Auftragsgegenstand hat, also welche Leistung der Auftraggeber überhaupt zu vergeben hat. Sie ist damit neben dem Anschreiben, den Bewerbungsbedingungen und den Vertragsbedingungen wesentlicher Bestandteil der Vergabeunterlagen. 

Der Auftraggeber und die an dem Auftrag interessierten Unternehmen sind dazu verpflichtet, im Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel (= Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittelung) zu verwenden. Dies gilt sowohl für das Senden und Empfangen als auch für das Weiterleiten und Speichern von Daten. Daher laufen Vergabeverfahren in der Regel über elektronische Vergabeplattformen ab. 

Ist ein Unternehmen der Ansicht, dass ein Auftraggeber Vergabevorschriften, die für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten, nicht beachtet hat und es dadurch in seinen Rechten verletzt wird, kann es ein Nachprüfungsverfahren einleiten. Die Vergabekammer entscheidet, ob die Rechtsverletzung tatsächlich stattgefunden hat und trifft geeignete Maßnahmen. Das Rechtsmittel gegen diese Entscheidung ist die sofortige Beschwerde beim Oberlandesgericht.

Die Öffentliche Ausschreibung ist (neben der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb) die Standardverfahrensart für nationale Vergaben. Die entsprechende Standardverfahrensart auf europaweiter Ebene ist das offene Verfahren. Bei diesen Verfahrensarten kann nach Auftragsbekanntmachung durch den Auftraggeber jedes interessierte Unternehmen ein Angebot abgeben.

Als Projektant (= vorbefasstes Unternehmen) bezeichnet man ein Unternehmen, das einen Auftraggeber bei der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens unterstützt hat und gleichzeitig als Bieter an diesem Vergabeverfahren teilnehmen möchte. In einem solchen Fall muss der Auftraggeber entsprechende Maßnahmen treffen, um eine Wettbewerbsverzerrung zugunsten des Projektanten zu verhindern (insbesondere gleiche Informationen an alle und angemessene Fristen). Gelingt dies nicht, darf der Projektant vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots durch den Auftraggeber kommt es nicht alleine auf den Preis, sondern vielmehr auf das beste Preis-Leistungs-Verhältnis an. Neben dem Preis kann der Auftraggeber bei der Auswertung der Angebote also auch qualitative, umweltbezogene und soziale Zuschlagskriterien berücksichtigen. Diese Zuschlagskriterien müssen den interessierten Unternehmen vor Angebotsabgabe vom Auftraggeber mitgeteilt werden, damit sie sie bei der Angebotserstellung beachten können.

Die im Vergaberecht wichtigsten Rechtsnormen sind

• das GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), 
• die VgV (Vergabeverordnung),
• die VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen),
• die SektVO (Sektorenverordnung), 
• die KonzVgV (Konzessionsvergabeverordnung), 
• die Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV),
• die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) und 
• die Landesvergabegesetze.

Die Sektorentätigkeiten betreffen die Bereiche Wasser, Elektrizität, Gas, Wärme, Verkehrsleistungen, Flughäfen, Häfen und fossile Brennstoffe. Wer diese Tätigkeiten ausübt, ist in der Regel Sektorenauftraggeber. Die Vergabe der Aufträge von Sektorenauftraggebern richtet sich nach einer gesonderten Verordnung - der Sektorenverordnung (SektVO).

Manchen Vergabeverfahren geht ein Teilnahmewettbewerb voraus. Das bedeutet, dass die Eignung der Bewerber geprüft wird, bevor sie dazu aufgefordert werden, Angebote abzugeben. Dies kann sowohl für die Bewerber als auch für den Auftraggeber vorteilhaft sein, weil sie sich dadurch die erfolglose Erstellung beziehungsweise Auswertung von Angeboten sparen, sofern sich die Bewerber als ungeeignet herausstellen.

Trotz Zuschlagserteilung ist ein vergebener Auftrag, der den EU-Schwellenwert überschreitet, in der Regel von Anfang an unwirksam, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter nicht rechtzeitig bzw. korrekt über die geplante Zuschlagserteilung informiert hat oder wenn der Auftrag ohne Veröffentlichung einer europaweiten Bekanntmachung vergeben wurde und dies nicht ausnahmsweise zulässig war. Die Unwirksamkeit wird in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt.

Wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, darf der Auftraggeber als Verfahrensart die Verhandlungsvergabe (bei nationaler Ausschreibung) beziehungsweise das Verhandlungsverfahren (bei europaweiter Ausschreibung) wählen. Bei diesen Verfahrensarten dürfen die Angebotsinhalte (im Gegensatz zu den Standardverfahren) zwischen Auftraggeber und Bieter verhandelt werden. Diesen Verfahren kann ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet sein. Bei Bauleistungen im nationalen Bereich spricht man von Freihändiger Vergabe.

Beim wettbewerblichen Dialog  (mit Teilnahmewettbewerb) handelt es sich um eine Verfahrensart auf europaweiter Ebene. Der Auftraggeber darf die Verfahrensart des wettbewerblichen Dialogs nur wählen, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. Er führt mit den Bietern einen oder mehrere Dialoge, in denen er ermittelt und festlegt, wie seine Bedürfnisse und Anforderungen am besten erfüllt werden können. 

Muss jeder X-beliebige, der einen Auftrag zu vergeben hat, das Vergaberecht beachten? Nein, in der Regel müssen nur öffentliche Auftraggeber (insbesondere Städte und Gemeinden, Landkreise, Bundesländer, der Bund), Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber das Vergaberecht beachten. Hinzu kommen Fördermittelempfänger und nur ganz ausnahmsweise auch private Unternehmen.

Yes! Fast geschafft. Sie kennen nun viele wichtige Begriffe aus dem Vergaberecht.

Der Zuschlag ist das Ziel eines jeden Vergabeverfahrens. Mit dem Zuschlag nimmt der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot, also das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, an. Mit Zuschlagserteilung kommt der privatrechtliche Vertrag zwischen Auftraggeber und obsiegendem Bieter zustande. Der Bieter wird damit zum Auftragnehmer.